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摘要：在將證據處理和法規遵從外包時的風險有哪些應用云歸檔并不簡單地是由節省成本這一角度驅動的。云歸檔是否可以通過創建額外的數據倉庫復制數據量及治理措施的方式，和公司管理問題相融合。
諸如電子發現或法規遵從過程中的檢索要求，對于極大多數企業和他們的存儲管理員而言，一開始都不是問題，但一旦出現情況，可能造成嚴重的后果。雖然大多數的IT管理員都完全意識到隨著數據類型和數據存儲位置的變化導致數據量的不斷增加，只有很少一部分人會著手準備應對檢索和保留其數據，并作為訴訟證據。這樣的情況通常會造成嚴重的影響。
當定價過高、業務中斷等備受關注的緊急事件和點對點的訴訟通常使得訴訟當事人應接不暇，只能被動接受。不過，有過這種讓人焦頭爛額的經歷的企業常會部署歸檔系統或更好地利用現有的系統來防止今后這類事件。在現有的法規環境中，歸檔系統由于其在存儲和快速檢索數據方面具有積極的影響，越累越多地受到關注。這不僅是針對電子郵件，雖然電子郵件是電子證據中更為常見的，還可以用于一些更新的其它格式，比如即時通訊和社會化媒體，這些同樣也可以作為法律發現。
基于云的歸檔技術的五個要點
對于那些希望采用基于云的歸檔技術的數據存儲管理員而言，在起草策略前要先想一下這幾個關鍵問題。預先了解如何應對可以讓你防止一些讓人頭疼的事情，這些事情似乎總是伴隨著電子發現和法規遵從的要求。
1.在將證據處理和法規遵從外包時的風險有哪些?
應用云歸檔并不簡單地是由節省成本這一角度驅動的。其中還包括其它一些正反面的權衡因素。雖然一些企業拒絕將證據放置在其防火墻之外的地方，這會讓他們感覺對其失去控制，而另一些則樂意花費一些費用來將風險外包給有更好的體系結構和更高安全性的第三方來處理。這取決于你企業的風險承受能力，你可以了解并信任你的供應商，并談妥一份可以滿足你要求的服務水平協議。私有云的部署需要有人盡職盡責;而使用多租戶的公有云，你的數據可能和其他用戶一起存放在共有服務器上，而這對于一些公司來說是不能接受的。
2.我是否可以保管和控制存放在第三方主機上的數據?
你可能無法第一時間保管和控制存放在第三方主機上的數據，不過你仍有責任在法庭上負責對其檢索或在特定的時間段以規定的格式提交給法規遵從部門。在需要時，你的供應商是否能夠提供檢索所必須的所用性、存儲容量、訪問速度以及吞吐量。比如很重要的一點，你的供應商是否可以在規定的很短時間內提供大量數據，尤其是通過網絡的方式?云供應商通常依靠促進數據接收來確保快速而簡便的輸入和使用，提升用戶數據容量并提升客戶之間的“粘合度”。但在海量數據中檢索和輸出數據無論從成本還是傳輸方向上都和其方向不符。對于一些用戶，采用混合云的方式可能更為合適。不過無論哪種方式，在商談前預先談好并舉行一次試運行是非常明智的。
3.采用歸檔技術是否能夠完全滿足法規遵從和訴訟響應的需要?
絕大多數歸檔技術——不論是機房內還是機房外的——原本設計用于存儲管理，而非訴訟響應。為確保法規遵從和預備用電子檢索，歸檔技術要支持必須的高數據容量，一系列的數據格式，100%的數據可信度，實時索引更新，顆粒度檢索，大規模多用戶查詢和數據輸出所需。在提起一個預留和處置事件中，必須確保被刪除的數據無法重新被恢復，用于今后的案件中或監督管理活動。相反的，需要重點注意的是在沒有訴訟案件時，被刪除的數據不能在云中進行恢復，也就說不能像在本地硬盤驅動器上那樣。雖然在民事訴訟中不需要數字取證，但數字取證可以促成或破壞刑事偵查，并是企業中電子發現收集的一種常見方式。
4.歸檔技術是否支持并和更廣泛的數據管理或公司治理規定相集成?
應當考慮到互操作性和定制化的需求。云歸檔是否可以通過創建額外的數據倉庫、復制數據量及治理措施的方式，和公司管理問題相融合。此外，首席某某官是否會拒絕在云中存儲其數據，或要求為每項調查建立額外的多帶帶的調查?而且公司試圖通過為每個用戶配定限額的方式降低存儲增長速度，有時會認為不限量的存儲只會促發大量的存儲，并引發問題。
5.云技術會引發的最糟糕的情況是什么?
調查防護或意外事故規劃是明智的，假設任何最壞的場景發生，比如數據破壞、計劃外宕機、自然災害所引起的數據丟失、供應商破產、法律強制或國家安全處來的傳審。有多個國家訴訟當事人的時候還有額外的顧慮，在使用跨國界電子發現時還有可能違反國際數據隱私條例。不同的國家有著不同的法律，不過他們通常在管理檢索和處理員工數據上比在美國的更為苛刻，并可能不支持美國廣泛的法規發現要求。數據應該放在哪里?用戶在哪里?以及應該使用何種規范?用戶可能要調查數據存儲和使用的轄區中所有的這些因素，以及企業可能會進行訴訟的區域。
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